Formulieren

Waar staan formulieren op de website?

Formulieren kunnen als contentblok aan webpagina's gehangen worden. Dit geldt ook voor nieuwsberichten, voorlooppagina's en de servicemenupagina's, waaronder de pagina Contact.

Wanneer zet je een formulier in?

Een formulier gebruik je om bezoekers de mogelijkheid te geven om vragen te stellen over een specifiek onderwerp of als je een reactie van ze wilt, bijvoorbeeld op een nieuw plan of ontwerp.

Ook kun je formulieren eventueel inzetten voor aanmeldingen voor congressen of evenementen. Maar door de beperkte mogelijkheden van deze functionaliteit zijn formulieren daarvoor minder geschikt. Ook is het niet mogelijk om formulieren te koppelen aan databases of andere functionaliteiten.

Uiteraard kun je ook gewoon een e-mailadres vermelden op je website als contactmogelijkheid. Het nadeel daarvan kan zijn dat jouw mailadres gebruikt kan worden voor andere doeleinden (spam) en dat je niet kunt sturen op welke gegevens in de mail staan.

PRO-formulieren zijn niet geschikt voor het uitvragen van gevoelige informatie als bijzondere persoonsgegevens, BSN-nummers, nummers van paspoorten of identiteitskaarten, of voor het versturen van gevoelige documenten zoals een kopie van een paspoort.

Wat vul je zelf in als redacteur?

Zoals je ziet, is dit iets anders dan voorheen. Je ziet nieuwe opties, bij contentvorm van formulieren. Na het toevoegen van het contentblok 'formulier' kan je als redacteur de volgende opties instellen:

1. E-mail. Hierbij vul je het e-mailadres in waar alle ingevulde formulieren naar toe worden gestuurd. Voorheen vulde support dit in bij het formulier zelf, nu is het een vorm van content dat je zelf kan invullen. Het is daarbij mogelijk om meerdere e-mailadressen toe te voegen zodat een formulier naar verschillende e-mailadressen wordt gestuurd.
2. Naam verzender. Dit spreekt voor zich, maar de naam van waaruit het formulier wordt verzonden. Dit is vaak de naam van de site.
3. Link naar het formulier (in het CMS). Hier klik je op, en kies je vervolgens uit de opties die geboden worden. Dit zijn aangemaakte en gepubliceerde formulieren door support, vaak op jouw aanvraag/verzoek.
4. AVG. Dit is ook nieuw. Voorheen zat dit ook in het formulier zelf. Nu is het een 'los' stukje content, die je zelf kan kiezen. Dit moet nog steeds wel aangemaakt worden door support, maar je kan dus zelf per formulier kiezen welke AVG blok je hierbij wilt hebben. Elke site heeft een standaard AVG tekst klaarstaan om aan een formulier te koppelen. Deze staat in het CMS als 'Default AVG statement'. Je kan hier ook kiezen voor een door jou bij support aangeleverde AVG tekst.
5. Bevestigingsbericht titel. Dit is de titel van het bevestigingsbericht nadat het formulier succesvol is verstuurd. Heeft een standaard waarde, maar kan middels dit veld overschreven worden. 
6. Bevestigingsbericht tekst. Dit is het bevestigingsbericht nadat het formulier succesvol is verstuurd. Heeft een standaard waarde, maar kan middels dit veld overschreven worden. 

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Waarschijnlijk vraag je in je formulier om persoonsgegevens, zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer. Vraag geen persoonsgegevens die je niet nodig hebt om de vraag of aanmelding van de bezoeker te behandelen. Meld de persoonsgegevens die je wel uitvraagt bij functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van jouw organisatie of moederdepartement.

PRO-formulieren zijn niet geschikt voor het uitvragen van gevoelige informatie als bijzondere persoonsgegevens, BSN-nummers, nummers van paspoorten of identiteitskaarten, of voor het versturen van gevoelige documenten zoals een kopie van een paspoort. Het Platform Rijksoverheid Online voldoet daarvoor niet aan de juiste beveiligingseisen.

Voor de persoon die het formulier invult is het verplicht om aan te vinken dat diegene begrijpt wat er met zijn of haar persoonsgegevens wordt gedaan. Dit is een verplicht veld in het formulier en het formulier kan dus alleen ingeleverd worden wanneer de persoon dit bevestigd.

Per formulier moet er een AVG statement toegevoegd worden. Er is standaard een 'Default AVG statement' aanwezig, maar bij support kan je een nieuwe versie aanvragen. Zorg er voor dat de nieuwe versie is gecontroleerd door jouw Privacy Officer. 

Hoe vraag ik een formulier aan?

Je kunt een formulier aanvragen bij Support Rijksoverheid Online door het aanvraagformulier in te vullen en te sturen naar support@beheerrijksoverheid.nl. 

Invulvelden van formulieren

Je kunt op formulieren de volgende types invulvelden gebruiken:

• Tekstveld. Dit is een veld voor 1 regel tekst.

• Tekstvak. Dit is een veld voor langere tekst.
• Datumveld (kalenderfunctie).
• Aankruisvakjes. De bezoeker kan meer dan 1 optie aanvinken.
• Keuzerondjes. De bezoeker kan 1 optie kiezen (bijvoorbeeld ‘Ja' of 'Nee’).
• Keuzerondjes met conditioneel veld. Afhankelijk van keuze verschijnt nieuw invulveld. (Bijvoorbeeld: bij keuze ‘Nee’, verschijnt de vraag ‘Waarom niet?’)
• Keuzelijst. De bezoeker kan een keuze uit het dropdownmenu maken.
• Keuzelijst met conditioneel veld. Afhankelijk van keuze verschijnt nieuw invulveld. (Bijvoorbeeld: bij keuze ‘Groen’, verschijnt de vraag ‘Waarom is groen jouw favoriete kleur?’)
• Uploadveld. Hiermee kan de bezoeker een bestand meesturen.

Hoe zien de invulvelden van een formulier eruit?

In onderstaand voorbeeld zie je hoe de invulvelden van een formulier eruit zien: