Foto

Een foto uploaden

Zorg dat je bent ingelogd in de Mediatheek. Als je de benodigde rechten hebt, kun je vanuit je dashboard direct op de knop ‘Foto’s uploaden’ klikken. Je kunt meerdere foto’s tegelijk uploaden. Een foto mag maximaal 250 MB groot zijn. De Mediatheek accepteert foto’s in JPG, PNG en TIFF. Om foto’s te uploaden kun je vanaf je bureaublad één of meerdere foto’s naar het uploadkader slepen (‘Sleep bestanden hierheen’). Ook kun je door middel van de knop ‘Selecteer bestanden’ de foto’s die je wil uploaden selecteren. Klik vervolgens op ‘Start uploaden’ om het uploadproces te starten. Gedurende het uploadproces kun je de voortgang per foto bekijken. Foto’s waarvan de upload voltooid is, verdwijnen uit het uploadkader.

Zodra alle uploads zijn afgerond, ga je terug naar je dashboard. Onder de snelkoppeling ‘Geüploade foto’s’ vind je het zojuist ingevoerde materiaal terug. Indien je de rol van beeldmaker hebt, werk je organisatieonafhankelijk.
Dat betekent dat een geüploade foto niet automatisch onder een organisatie wordt gehangen. Je moet dus aan elke foto de juiste organisatie en het juiste organisatieonderdeel toekennen. Zie de taak ‘Bewerken van metadata’ voor meer informatie.

Zie als voorbeeld deze korte introductievideo over het uploaden van foto's in de mediatheek:

Metadata

De metadata van een item bevat alle informatie en rechten die bij dit item horen. Denk hierbij aan:

• Auteursrecht: waar ligt het auteursrecht van de foto? En wat betekent dat voor gebruik van de foto?
• Portretrecht: is het portretrecht van toepassing? En wat betekent dat voor gebruik van de foto? Is er bijvoorbeeld een quitclaim getekend?
• Aanvullende bepalingen: zijn er extra afspraken over gebruik van de foto? Bijvoorbeeld alléén online, of voor een beperkte periode?
• Titel: het hoofdonderwerp van de foto in een paar woorden. Houd het kort en krachtig.
• Omschrijving: een korte alinea met een letterlijke beschrijving van wat je ziet. Probeer zoveel mogelijk alternatieve woorden te kiezen in relatie tot het titelveld om zo de vindbaarheid te vergroten.
• Trefwoorden: deze trefwoorden beschrijven niet alleen wat je zíet, maar ook de onzichtbare onderwerpen en thema’s waarbij je de foto óók kunt gebruiken. Bijvoorbeeld in dit geval: ‘ketenmobiliteit’ of ‘architectuur’ naast ‘glazenwasser’ en ‘station Rotterdam Centraal’.

Door zoveel mogelijk van deze gegevens in te vullen krijg je als gebruiker een beter beeld over wat het item inhoud en wat er mee mag en misschien nog belangrijker: wat niet.

Hieronder vind je een instructie over het invullen van metadata.

Een foto klaarzetten in de Mediatheek

Een media-item kan verschillende statussen doorlopen: Geüpload, Klaargezet, Vrijgegeven en Gearchiveerd. En uiteraard kunnen mediaitems ook worden opgeruimd (en daarna verwijderd). Afhankelijk van je rol kun je media-items in verschillende statussen zien, bewerken of downloaden. Hieronder volgt per processtap een korte uitleg. 

Nadat een media-item is geüpload (foto) of aangemaakt (video en audio) heeft het de status Geüpload. Je kunt in deze status de metadata van het media-item bewerken of het item direct klaarzetten voor beoordeling door een mediabeheerder. De mediabeheerder krijgt geen geautomatiseerd bericht dat er nieuwe media-items klaargezet zijn ter beoordeling, dus zorg er als beeldmaker voor dat de opdrachtgever en/of mediabeheerder daarvan op de hoogte wordt gebracht.

Voordat je een media-item kunt klaarzetten, moet je er een organisatie én een organisatieonderdeel aan toekennen. Voer deze stap zeer zorgvuldig uit, omdat je nieuwe media-items aan alle in de Mediatheek aanwezige organisaties kunt toekennen. Een fout is snel gemaakt, maar moeilijk te herstellen. Een media-item dat aan een verkeerde organisatie is gekoppeld is namelijk moeilijk terug te vinden.

Een beeldmaker kan metadata van media-items alleen wijzigen zolang een media-item nog de status Geüpload heeft. Zodra een media-item wordt klaargezet, kan een beeldmaker ‘zijn’ media-item alleen nog maar bekijken, en eventueel downloaden. Een beeldmaker kan ‘zijn’ mediaitems alleen wijzigen als deze de status Geüpload of Afgekeurd hebben.

Tip: Je kunt vanuit het scherm met thumbnails foto’s ook in bulk klaarzetten. De knop Klaarzetten is echter alleen beschikbaar als je het scherm met thumbnails hebt teruggefilterd tot foto’s met dezelfde status. Video- en audio-items kunnen niet in bulk worden klaargezet.

Let op! Omdat het zojuist aangemaakte media-item de status Geüpload heeft, kan alleen jijzelf het media-item zien! Pas als je het media-item klaarzet, kan een mediabeheerder het item zien.

Vrijgeven of afkeuren

Om te voorkomen dat een media-item ‘zomaar’ beschikbaar wordt gesteld voor gebruikers van de Mediatheek, moet ieder media-item eerst door een mediabeheerder worden bekeken en goedgekeurd.
Goedkeuren heet in de Mediatheek Vrijgeven, omdat het media-item daarmee beschikbaar komt voor bezoekers. Pas zodra een media-item door een beeldmaker is klaargezet, kan het media-item met deze status bekeken en beoordeeld worden. Ook de meegegeven metadata kan gecontroleerd worden. Dit is erg belangrijk, omdat je als mediabeheerder de verantwoordelijkheid draagt over correcte en volledige metadata van media-items. Daarbij hoort ook het instellen van het veld ‘Rechten voor gebruik’ en bijvoorbeeld het controleren op aanwezigheid van quitclaims.

In het geval van een video geeft de status Klaargezet je de mogelijkheid om een eerste versie van een video in de Mediatheek te previewen, zonder dat bezoekers de video nog kunnen zien.
Indien je – om wat voor reden dan ook – niet akkoord bent met het klaargezette media-item, kun je het afkeuren. Geef daarbij een reden voor afkeuring op. De beeldmaker ontvangt een e-mail waarin de reden van afkeuring wordt vermeld. Jij wordt in die e-mail in CC meegenomen, zodat de beeldmaker weet met wie hij in geval van vragen contact kan zoeken. De reden van afkeuring wordt alleen per e-mail verstuurd en is later niet meer vanuit de Mediatheek in te zien.

Ter illustratie enkele mogelijke redenen voor afkeuring:
• Meegegeven metadata is onjuist of onvolledig;
• De opdracht vroeg om 15 foto’s en er zijn er 20 aangeleverd: ik heb een selectie van de beste 15 gemaakt heb de overige 5 afgekeurd;
• De foto is onscherp;
• De eerste versie van de video moet op een aantal punten worden aangepast, zie onder:…;
• Er zit een fout in een naamtitel in de video, namelijk ….

Indien een klaargezet media-item akkoord is en aan alle wensen voldoet, kan een mediabeheerder het vrijgeven. Pas na vrijgeven is het media-item beschikbaar voor bezoekers van de Mediatheek. Een mediaitem dat is vrijgegeven kan niet meer terugkeren naar de status Klaargezet!

Let op! Als mediabeheerder kun je alle foto’s van jouw organisatie(onderdeel) zien die de status Klaargezet hebben. Het kan dus voorkomen dat je op je dashboard meerdere opdrachten aantreft, waaronder opdrachten van collega’s. Zorg bij verwerking van een specifieke opdracht dat je de juiste media-items afkeurt of vrijgeeft. Dat kun je bijvoorbeeld doen door te zoeken op het opdrachtnummer (indien dat door de beeldmaker is meegegeven in het veld ‘Project ID’).