Video

Video's uploaden

Werk je bij een rijksorganisatie en heb je zelf een video gemaakt, bijvoorbeeld met een smartphone? Dan kun je video’s ook in een ‘light’ vorm in de Mediatheek zetten. Je hebt dan maar twee bestanden nodig, die je makkelijk zelf kunt maken. Ook kun je de bestanden zelf eenvoudig in de Mediatheek uploaden, zonder FTP-programma.

Aan deze variant zitten wel beperkingen: er komt géén hoge resolutie bron- of archiefversie beschikbaar in de Mediatheek en je kunt de video niet op een website plaatsen, omdat de webrichtlijnbestanden ontbreken.

De instructievideo legt stap voor stap het proces uit.

Grootte van video's

De maximale bestandsgrootte van je videobestand is 1 gigabyte. Heel lange video’s kun je dus beter via de FTP in de Mediatheek zetten. 

Video's groter dan 1GB

Je kunt zelf als mediabeheerder een leeg video-item aanmaken. Bestanden die groter zijn dan 1Gb moeten daarna via een FTP-verbinding (als het ware een soort achterdeur van de Mediatheek) geupload worden. Die bestanden moeten dan het juiste ID-nummer hebben, dus hetzelfde nummer als het lege video-item dat je hebt aangemaakt.

Als je geen FTP-verbinding en/of FTP-account hebt, dan kun je de video niet zelf uploaden. Wij kunnen dat helaas ook niet voor je doen. Alle acht partijen uit de raamovereenkomst Maatwerkvideo & Graphics kunnen dit voor je doen tegen een kleine vergoeding. Maar er zijn ook enkele gespecialiseerde partijen zoals Soundfcous (www.soundfocus.nl) of Videonieuwsbericht (www.videonieuwsbericht.nl), die je video ook direct volledig digitoegankelijk kunnen maken (dus voorzien van ondertiteling, audiodescriptie en uitgeschreven tekst). Die laatste bestanden zijn immers verplicht bij publicatie op een website van de Rijksoverheid.

Wat is een FTP Account?

FTP staat voor File Transfer Protocol en het zorgt ervoor dat bestanden van de ene computer naar de andere computer verstuurd kunnen worden. Als beeldmaker van video- en audio-opdrachten kun je een eigen inlogaccount voor de sFTP-server van de Mediatheek krijgen. Neem hiervoor contact op met Support Rijksoverheid. Het is belangrijk dat je de meest recente versie van het gratis FTP-programma FileZilla gebruikt (https://filezilla-project.org; momenteel 3.8.1 voor Windows, Mac OS en Linux). De vereiste instellingen van FileZilla ontvang je bij uitgifte van je accountgegevens.

Metadata

De metadata van een item bevat alle informatie en rechten die bij dit item horen. Denk hierbij aan:

• Auteursrecht: waar ligt het auteursrecht van de foto? En wat betekent dat voor gebruik van de foto?
• Portretrecht: is het portretrecht van toepassing? En wat betekent dat voor gebruik van de foto? Is er bijvoorbeeld een quitclaim getekend?
• Aanvullende bepalingen: zijn er extra afspraken over gebruik van de foto? Bijvoorbeeld alléén online, of voor een beperkte periode?
• Titel: het hoofdonderwerp van de foto in een paar woorden. Houd het kort en krachtig.
• Omschrijving: een korte alinea met een letterlijke beschrijving van wat je ziet. Probeer zoveel mogelijk alternatieve woorden te kiezen in relatie tot het titelveld om zo de vindbaarheid te vergroten.
• Trefwoorden: deze trefwoorden beschrijven niet alleen wat je zíet, maar ook de onzichtbare onderwerpen en thema’s waarbij je de foto óók kunt gebruiken. Bijvoorbeeld in dit geval: ‘ketenmobiliteit’ of ‘architectuur’ naast ‘glazenwasser’ en ‘station Rotterdam Centraal’.

Door zoveel mogelijk van deze gegevens in te vullen krijg je als gebruiker een beter beeld over wat het item inhoud en wat er mee mag en misschien nog belangrijker: wat niet.

Deze korte instructievideo geeft een beeld over het invullen van de metadata bij een video:

Een video klaarzetten in de mediatheek

Een media-item kan verschillende statussen doorlopen: Geüpload, Klaargezet, Vrijgegeven en Gearchiveerd. En uiteraard kunnen mediaitems ook worden opgeruimd (en daarna verwijderd). Afhankelijk van je rol kun je media-items in verschillende statussen zien, bewerken of downloaden. Hieronder volgt per processtap een korte uitleg. 

Nadat een media-item is geüpload (foto) of aangemaakt (video en audio) heeft het de status Geüpload. Je kunt in deze status de metadata van het media-item bewerken of het item direct klaarzetten voor beoordeling door een mediabeheerder. De mediabeheerder krijgt geen geautomatiseerd bericht dat er nieuwe media-items klaargezet zijn ter beoordeling, dus zorg er als beeldmaker voor dat de opdrachtgever en/of mediabeheerder daarvan op de hoogte wordt gebracht.

Voordat je een media-item kunt klaarzetten, moet je er een organisatie én een organisatieonderdeel aan toekennen. Voer deze stap zeer zorgvuldig uit, omdat je nieuwe media-items aan alle in de Mediatheek aanwezige organisaties kunt toekennen. Een fout is snel gemaakt, maar moeilijk te herstellen. Een media-item dat aan een verkeerde organisatie is gekoppeld is namelijk moeilijk terug te vinden.

Een beeldmaker kan metadata van media-items alleen wijzigen zolang een media-item nog de status Geüpload heeft. Zodra een media-item wordt klaargezet, kan een beeldmaker ‘zijn’ media-item alleen nog maar bekijken, en eventueel downloaden. Een beeldmaker kan ‘zijn’ mediaitems alleen wijzigen als deze de status Geüpload of Afgekeurd hebben.

Let op! Omdat het zojuist aangemaakte media-item de status Geüpload heeft, kan alleen jijzelf het media-item zien! Pas als je het media-item klaarzet, kan een mediabeheerder het item zien.

Vrijgeven of afkeuren

Om te voorkomen dat een media-item ‘zomaar’ beschikbaar wordt gesteld voor gebruikers van de Mediatheek, moet ieder media-item eerst door een mediabeheerder worden bekeken en goedgekeurd.
Goedkeuren heet in de Mediatheek Vrijgeven, omdat het media-item daarmee beschikbaar komt voor bezoekers. Pas zodra een media-item door een beeldmaker is klaargezet, kan het media-item met deze status bekeken en beoordeeld worden. Ook de meegegeven metadata kan gecontroleerd worden. Dit is erg belangrijk, omdat je als mediabeheerder de verantwoordelijkheid draagt over het correct en volledig metadateren van media-items. Daarbij hoort ook het instellen van het veld ‘Rechten voor gebruik’ en bijvoorbeeld het controleren op aanwezigheid van quitclaims.

In het geval van een video geeft de status Klaargezet je de mogelijkheid om een eerste versie van een video in de Mediatheek te previewen, zonder dat bezoekers de video nog kunnen zien.
Indien je – om wat voor reden dan ook – niet akkoord bent met het klaargezette media-item, kun je het afkeuren . Geef daarbij een reden voor afkeuring op. De beeldmaker ontvangt een e-mail waarin de reden van afkeuring wordt vermeld. Jij wordt in die e-mail in CC meegenomen, zodat de beeldmaker weet met wie hij in geval van vragen contact kan zoeken. De reden van afkeuring wordt alleen per e-mail verstuurd en is later niet meer vanuit de Mediatheek in te zien.

Ter illustratie enkele mogelijke redenen voor afkeuring:
• Meegegeven metadata is onjuist of onvolledig;
• De opdracht vroeg om 15 foto’s en er zijn er 20 aangeleverd: ik heb een selectie van de beste 15 gemaakt heb de overige 5 afgekeurd;
• De foto is onscherp;
• De eerste versie van de video moet op een aantal punten worden aangepast, zie onder:…;
• Er zit een fout in een naamtitel in de video, namelijk ….

Indien een klaargezet media-item akkoord is en aan alle wensen voldoet, kan een mediabeheerder het vrijgeven . Pas na vrijgeven komt het media-item beschikbaar voor bezoekers van de Mediatheek. Een mediaitem dat is vrijgegeven kan niet meer terugkeren naar de status Klaargezet!

Let op! Als mediabeheerder kun je alle foto’s van jouw organisatie(onderdeel) zien die de status Klaargezet hebben. Het kan dus voorkomen dat je op je dashboard meerdere opdrachten aantreft, waaronder opdrachten van collega’s. Zorg bij verwerking van een specifieke opdracht dat je de juiste media-items afkeurt of vrijgeeft. Dat kun je bijvoorbeeld doen door te zoeken op het opdrachtnummer (indien dat door de beeldmaker is meegegeven in het veld ‘Project ID’).